Page mise à jour le vendredi 4 juin 2021

C'est le pilote qui voit loin qui ne fera pas chavirer son bateau. De Aménémopé

pilote

Objectifs et propositions

1. L’organisation prévue pour l’IUT Belfort-Montbéliard 2021-2026

Le principe général est de s'appuyer sur l'organisation structurelle actuelle (voir l'organigramme en lien ci-dessous). Notre objectif est de faire vivre au mieux les différentes instances. Cela veut dire préciser le cadre notamment des commissions, leur fonctionnement, les attentes, etc. Cela nécessite aussi une implication et des engagements de la part de la direction.

 

Nous ajoutons  2 commissions : "International" et "Développement Durable" en adéquation avec les priorités identifiées dans notre action. Chaque commission est présidée par un voire deux enseignants sauf la commission vie étudiante présidée par un étudiant. Chaque commission a un "membre de la direction" directement impliqué. 

 

Le B.U.T. fera l'objet d'un suivi à plusieurs niveaux dont la coordination générale est faite en commission formation et en conseil de direction. Des référents volontaires seront identifiés et nommés sur plusieurs sujets (portfolio, SAÉ et adaptation locale, etc.). Mais "le plus gros" du travail se fait en Conseil d'Enseignement (ou réunions pédagogiques) dans les départements.

 

Concernant EcoCampus, le directeur est en charge des aspects stratégiques (financier, échéancier général, etc.) et de l'interaction avec les partenaires, la directrice adjointe est en charge du suivi opérationnel notamment avec la gestion des "déménagements" successifs, Philippe Désévaux poursuit le travail engagé sur les équipements pédagogiques, et bien entendu nombreux sont les acteurs directement concernés qui seront impliqués, mais au moment le plus opportun selon le sujet, l'échéance, etc.

 

Nous souhaitons ajouter des référents sur des sujets précis, référents qui peuvent l'être pour une courte ou longue durée selon le sujet, le périmètre et les besoins. Ils seront soit rattachés à une commission soit à la direction soit à un service. Le référent est  un personnel qui est identifié clairement, qui est destinataire prioritaire d'informations sur le sujet qu'il traite, qui peut accéder à de la formation, qui peut demander les ressources nécessaires pour accomplir les missions confiées, etc. Il y aura aussi quelques référents "extérieurs".

 

La présentation rapide de l'organisation structurelle et fonctionnelle :

  1. Conseil d'Institut tel qu'il est prévu avec la proposition de mise en place d'un bureau (voire thème Gouvernance) et le Conseil Restreint pour faciliter les prises de décisions rapides et ponctuelles comme c'est déjà la cas aujourd'hui
  2. Directeur : David Markezic. RH, Finance, Formation, Communication, EcoCampus, Relations partenariales, International, Entrepreneuriat, etc.
  3. Directrice Adjointe : Valérie Lepiller. Vie étudiante, EcoCampus pilotage opérationnel, Développement durable, Culture, Sport, Engagement associatif, etc.
  4. Commission Formation : un voire deux présidents de commission
  5. Commission Recherche : Philippe Désévaux président
  6. Commission Vie Etudiante : un étudiant président avec soutien de la directrice adjointe
  7. Commission International : un président
  8. Commission Développement Durable : un président de commission, voire 3 (personnel BIATSS, personnel enseignant ou enseignant chercheur, étudiant). Décision arrêtée lors de la première tenue de la commission.
  9. Des référents seront donc identifiés et rattachés aux commissions ou à la direction ou aux services. 3 sont déjà identifiés pour la thématique Culture : Stéphane Laurent pour l'IUT et deux extérieurs Elsa Lançon (Directrice Cinémas d'Aujourd'hui - Festival Entrevue) et Florent Masson (Directeur de l'Axone). Un référent étudiant sera ajouté au groupe Culture. Comme précisé ci-dessus, un appel à référent sera fait pour la rentrée 2021.
  10. Le service Relations Partenariales est confirmé avec à sa tête deux enseignants, un pour le secondaire et un autre pour le Tertiaire. Nadège Poinsot-Laresche a confirmé son intérêt pour poursuivre sa mission concernant le Tertiaire. Un appel sera fait pour trouver l'autre collègue. Des référents seront identifiés selon les besoins. Le mode de fonctionnement, les missions du service, ses ressources seront revus
  11. Les services communs restent tels qu'ils sont organisés actuellement. Nous veillerons à bien "connecter" les services communs avec les commissions et les référents pour une implication au plus tôt dans tous les projets et activités qui les concerneront à un moment donné.
  12. Les départements poursuivent avec leurs responsabilités selon un ajustement à valider collectivement dans le cadre du B.U.T. (responsable de parcours, etc.). Les instances "Conseil de Département, Conseil de perfectionnement, Conseil d'Enseignement" doivent se tenir, et nous proposerons d'ajouter le bureau de développement durable qui pourra être soit intégré au Conseil de département soit être dissocié. Cet ajout ne se fera qu'après avoir passé quelques étapes qui seront pilotées dans le cadre de la commission Développement Durable.

Nous nous gardons la possibilité de solliciter un enseignant ou enseignant-chercheur pour un deuxième poste de directeur adjoint si le besoin s'en fait ressentir en appui sur plusieurs dossiers prioritaires.

2. Définir les contours du fonctionnement de l’IUT dans son approche managériale

L'IUT est une organisation très spécifique mais c'est aussi une organisation comme les autres. Il nous faut nous organiser, répartir les tâches, allouer des ressources, se coordonner, etc. 

La qualité du service rendu dépend de notre capacité à nous organiser et à travailler ensemble en conciliant les objectifs individuels et les objectifs collectifs. Ainsi, nous vous proposons quelques principes sur lesquels nous voulons baser notre action. Principes que nous souhaitons partager avec l'ensemble de la communauté IUT :

  1. Faire preuve de bienveillance vis à vis des étudiants, des collègues et de tout autre usager et partenaire. Nous avons choisi la bienveillance comme premier principe car elle en induit beaucoup d'autres notamment l'écoute et la tolérance
  2. Bien Informer les bonnes personnes, avec les bons messages au bon moment
  3. Bien communiquer oralement et par écrit dans un mode assertif
  4. S'appuyer sur des tableaux de bord de suivi de l'action
  5. S'appuyer sur des procédures actualisées, accessibles
  6. Mettre à jour autant que nécessaire les fiches de poste jusque dans les fonctions dans les départements
  7. Privilégier l'anticipation plutôt que le traitement d'urgence mais admettre aussi la nécessité de traitements urgents et rapides avec un même niveau de qualité de service
  8. Accompagner et former lors d'une prise de poste, et ne pas l'oublier en cours d'année
  9. Impliquer les bonnes personnes au bon moment. Par exemple :
    • sur un appel à projet pédagogique qui implique des achats en informatique, le CRI doit être dans la boucle dès le début et ne doit pas être limité à une action à la marge pour trouver le bon fournisseur par exemple.
    • Quand une décision importante est prise en Conseil d'Institut ou en Conseil de direction, mettre autour de la table les chefs de services qui peuvent être concernés par le sujet

3. Savoir identifier les priorités, les urgences et le travail courant et savoir planifier

Nous avons identifié 26 thèmes dans le cadre du projet porté pour l'élection. Nous considérons que chaque sujet est important et qu'il contribue à atteindre des objectifs, soit très centrés sur la formation, soit plutôt centré vers la vie étudiante et/ou citoyenne.

 

La planification sur 5 ans sera affinée sur les mois de juin et juillet notamment par la concertation avec un certain nombre d'acteurs en interne et en externe. Tout sera finalisé au cours du 1er semestre avec des décisions qui devront être prises dans un certain nombre d'instances.

 

Nous pouvons tout de même donner dès à présent quelques éléments de planification en mettant l'accent sur les priorités sur la 1ère année :

  1. De septembre à décembre 2021 : priorité sur l'accueil des étudiants et leur suivi, sur la mise en place du B.U.T., installation des différentes commissions avec une activation rapide de la commission Formation, identification progressive des référents, travail sur la campagne d'emploi, estimation du coût de la réforme du B.U.T. et dialogue continu avec les VP Formation et Finance, la tenue d'un conseil de développement est envisagé pour octobre/novembre sur le thème de l'Hydrogène, compétences et métiers, etc.
  2. De janvier à juin 2022 : préparation de la deuxième année du B.U.T. avec les problématiques de parcours et ce que cela signifie en matière d'orientation des étudiants, organisation des départements avec les responsabilités associées, d'éventuels ajustements dans les services, accompagnement pour le développement de l'alternance, intégration de l'adaptation locale, etc.

 

L'idée est de transformer ce site web, ou de l'intégrer dans un futur intranet, avec les 26 thèmes en outil de pilotage et d'informations. Ainsi, chaque thème sera enrichi d'informations pour identifier les personnes concernées, les objectifs, l'historique du dossier, le phasage prévu, les ressources disponibles, etc. Cela aidera les acteurs directement concernés mais aussi tout membre de la communauté qui souhaite être informé. Le principe participatif doit être maintenu permettant de pouvoir s'exprimer, de faire des suggestions, etc.

 

On peut aussi imaginer la situation où un nouveau collègue arrive à l'IUT, on lui présente l'outil pour l'encourager à voir toute la richesse et la dynamique en cours sur chacun des sujets. On peut ainsi l'inviter à nous dire quels sont les projets/sujets qui l'intéressent le plus pour l'impliquer rapidement. Il pourra bien plus facilement prendre le train en marche.

4. Quelques actions très opérationnelles

  1. Présence du directeur tous les mercredis sur le site de Montbéliard, facilitant ainsi la disponibilité et la proximité avec les équipes montbéliardaises
  2. Réunions : Réunions à distance, en maintenir un certain nombre, notamment si celles-ci peuvent se tenir en moins d'une heure. Nous devons convenir de règles de fonctionnement de bon usage et d'efficacité (durée, accès aux informations en amont ou permettre un temps de prise en compte en début de réunion, etc.). Veiller à la production et à la mise à disposition de comptes-rendus de réunion et/ou de relevés de décisions, même de manière allégée

Pilotage, La parole est à vous

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David & Valérie