Page mise à jour le vendredi 4 juin 2021
Le bon message, à la bonne personne, au bon moment
Objectifs et propositions
Les contenus qui apparaissent en couleur bleu sont des contributions envoyées par le biais du formulaire de bas de page et qui sont « validées » car pertinentes et cohérentes avec notre projet.
La communication interne
1. Faciliter la circulation de l’information et la communication
L’information est primordiale pour que chacun puisse assurer la mission qui lui est confiée. Son accès doit être facilité et sa diffusion doit être organisée. Voici quelques pistes d’amélioration :
- se doter d’un intranet/extranet ergonomique et riche en informations actualisées
- veiller à ce que les informations descendantes soient suffisantes pour permettre de faciliter la mise en œuvre des différentes actions, pour donner le cap
- Des modèles de comptes-rendus et de présentation doivent être créés ou mis à jour et doivent être facilement accessibles
- Une charte d’usage des outils numériques dont les e-mails doit être formalisée et acceptée par chacun
- « L’infobésité » doit être surveillée notamment vis à vis des étudiants et leur boîte e-mail universitaire
- Le format des réunions doit être réfléchi et adapté en intégrant plus facilement le distanciel
- Maintenir et enrichir les réunions semestrielles avec l’ensemble des personnels (rentrée, nouvelle année civile, fin d’année)
- Retenir le principe de questionnaire envoyé de temps en temps pour avoir de la remontée d’information, pour avoir des avis sur un ou des sujets, etc.
- Installer un système de boîte à idées numérique
2. Agir sur la cohésion et l’attachement à l’UBFC, l’Université de Franche-Comté, l’IUT et aux formations
La cohésion des équipes est très importante, la dynamique positive qui s’installe est bénéfique pour chacun et au final pour les étudiants. Ceci est aussi vrai pour les personnels que pour les promos étudiantes.
Les actions vis à vis des personnels en matière de cohésion d’équipe :
- Veiller à ce que les réunions de concertation en équipe se tiennent et que la présence de chacun soit la règle. Les jeudis après-midi doivent être privilégiés pour ces temps de travail en équipe. Ne pas prévoir de cours pour les étudiants permet de les libérer pour leurs activités sportives, culturelles ou associatives, et cela permet d’avoir les collègues disponibles
- Encourager les formations collectives par service ou département
- Faciliter autant que possible les moments conviviaux
La cohésion des promos étudiantes repose essentiellement sur des actions dans les départements.
- Les SAÉ doivent être l’occasion de nombreux projets en groupe, certaines actions « emblématiques » doivent être poursuivies et imaginées comme marqueurs forts
- Des espaces de vie et d’échanges doivent être développés
- Le soutien aux associations doit être constant
Pour agir sur la cohésion et surtout l’attachement nous souhaitons investir dans les « marques » universitaires
- Revoir les visuels dans les affichages à l’IUT pour une optimisation et des mises à jour
- Veiller à avoir des visuels avec les logos par défaut en arrière plan de tous les ordinateurs de l’IUT et non pas l’arrière plan Windows par défaut
- Mettre en place un système IUT pour permettre aux étudiants, et personnels, d’avoir des sweat-shirts ou tee-shirts siglés UFC, IUT et Formation et s’orienter vers une boutique en ligne de goodies. Beaucoup d’étudiants veulent leur vêtement au nom de leur formation, mais au final assez peu vont jusqu’au bout de l’optation. Si c’est coordonné au niveau IUT avec les associations étudiantes nous bénéficions de tarifs sur le volume et nous avons pour partie la maîtrise sur l’utilisation des logos
La communication externe
1. S’appuyer sur des objectifs stratégiques, un plan et une organisation
Pour augmenter en efficacité en matière de communication externe il nous faut avoir une stratégie claire et partagée, une planification annuelle et une organisation réfléchie et adaptée aux objectifs et aux moyens.
A cela doit s’ajouter des indicateurs de suivi. Nous devons pouvoir fournir ces données aux responsables de formation.
Il est souhaitable d’identifier des référents d’accueil dans le départements, par défaut le secrétariat mais peut-être ajouter au moins un ou deux autres en cas d’absence ou d’indisponibilité.
2. Travailler notre positionnement, notre lisibilité puis notre visibilité
Nous avons à travailler sur le positionnement de l’IUT, encore plus avec l’arrivée du B.U.T.. Quelle place souhaite-t-on avoir dans la tête des personnes qui nous « intéressent » ? puis que faisons-nous pour y arriver ?
Parmi les réflexions et actions, il nous faut sortir de la confusion entre IUT BM et UTBM. Un changement de nom s’impose. C’est une proposition qui est aussi faite par la présidence de l’Université. Associons-nous avec l’UFR STGI sur le sujet, avançons ensemble. Nous proposons l’échéance juin 2022 marquant la fin du DUT, la première année du B.U.T. Cela laisse du temps pour préparer tout cela (choix du nom, du logo, identification des supports à changer, budget confirmé, etc.), une officialisation en juin 2022 avec une mise à jour forte sur juillet/août puis finalisation pour la fin de l’année civile 2022.
En matière de visibilité, veillons à être identifié dans notre environnement local. Soyons présents visuellement (Totems, affichages sur les bâtiments, 4X3, etc.).
Pour nous connecter encore plus à notre environnement professionnel, veillons à parrainer ou marrainer chaque promotion BUT sur chaque parcours. Cette proposition sera faite pour la rentrée 2022, le département Carrières Sociales qui démarre ses parcours dès la première année pourrait déjà identifier ce parrainage. Parmi les idées, nous proposons que les premiers parrains de promo dans le cadre du B.U.T. soient d’anciens étudiants du DUT permettant ainsi d’envoyer le signal d’une certaine continuité.
3. Générer du contenu
Communiquer aujourd’hui, dans un monde numérique, nous oblige à produire toujours plus de contenus : articles, posts, pages web, photos, infographies, vidéos, etc. Il faut à la fois proposer du contenu informationnel pour notre public qui veut découvrir notre IUT et ses formations, et à la fois, alimenter les algorithmes pour être bien référencé par les moteurs de recherche.
Quelques actions à réaliser :
- Identifier un correspondant communication dans chaque département, le former si besoin
- Avoir un agenda partagé des événements du département avec le service communication de l’IUT. Qui doit le mettre à jour ? c’est à voir avec chaque département, cela peut être le secrétariat, le chef de département ou encore un relais/référent communication. Cette démarche peut permettre la réalisation et la mise à disposition d’un calendrier des départements disponible en interne
- Inciter les personnels et les étudiants à produire du contenu qui peut permettre de valoriser le travail des étudiants. Envisager d’avoir une Team 2.0 par département avec bonification pour engagement « associatif ».
- Prévoir du contenu pédagogique et professionnel valorisable à l’extérieur dans le cadre d’événements auxquels nous sommes et nous serons associés. La prochaine fête de la science ? on y pense l’année d’avant notamment dans le cadre des SAÉ pour prévoir une démonstration de ce qui est fait à l’IUT. Le prochain festival Neconomi’Con ? qui fait venir 6 000 personnes dont une population plutôt jeune (lycéens, etc.), adaptons nous pour faire une proposition de démonstrations sur un des thèmes de du festival (manga, jeux vidéos, cosplay, etc.)
- Proposer des challenges relayés avec les réseaux sociaux
- Instaurer le principe de la photo de rentrée par promotion pour valorisation des formations, et comme souvenir pour les étudiants et équipes pédagogiques
- Appuyons nous sur la Web TV de l’IUT pour envisager plus de « live » et des enregistrements de qualité
- Engageons-nous pour disposer d’un espace dédié à la production numérique et vidéo sur Montbéliard et un autre sur Belfort. Cet espace doit permettre de produire du contenu vidéo dans plusieurs configurations possibles à la fois pour des besoins de promotion mais aussi pour des besoins pédagogiques. Si nous voulons notamment développer des formations hybrides notamment avec la formation continue, nous devons disposer des bons outils. Sujet à traiter avec nos partenaires locaux pour un développement commun dans la mesure du possible, mais ne perdons pas de temps.
4. Dégager une communication RH spécifique
La communication externe RH a aujourd’hui tout son sens pour les organisations qui veulent attirer les talents, il en est de même pour l’IUT. Il nous faut réussir à intéresser suffisamment de candidats à chaque publication de poste, et suffisamment d’intervenants vacataires.
Des actions doivent être envisagées :
- Bien valoriser qui nous sommes sur notre site web, c’est la base
- Avoir une ou des pages dédiées RH : informations sur les recrutements par statut, témoignages, etc.
5. Définir des axes de communication dédiés à la formation dite professionnelle (alternance, formation continue)
Une partie des fonds de la formation professionnelle peut être mobilisée pour communiquer sur notre offre. Cela est d’autant plus nécessaire avec la pression d’établissements de formation notamment privés. Investissons en lien avec SeFoC’Al et le service communication de l’Université.
La communication avec les professionnels passe aussi par les visites, il faut donc outiller les collègues visiteurs.
Les Relations Publiques sont importantes vis-à-vis des employeurs nous devons organiser des événements internes pour créer des occasions de se voir, mais aussi aller vers les réseaux locaux du Nord Franche-Comté. L’IUT doit être engagé, le directeur doit être présent et au contact, accompagné (responsables de formation, service relations partenariales, etc.) ou représenté selon les situations.
Informations sur le sujet
Enquête personnels de l'IUT avril 2021
Enquête personnels de l'IUT avril 2021 : Verbatim
Liens
Communication, La parole est à vous
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David & Valérie
